Si vous êtes professionnel de santé, vous savez à quel point le standard téléphonique médical peut être difficile à gérer et source de perturbations dans votre travail.

Pendant longtemps, les cabinets médicaux qui en avaient les moyens embauchaient une secrétaire pour s’en occuper. Les autres devaient se débrouiller seuls.

Mais aujourd’hui, d’autres possibilités existent. La généralisation d’internet et les nouvelles technologies ont permis l’apparition de solutions plus efficaces et économiques : nous vous proposons de les découvrir ensemble !

Un(e) secrétaire pour gérer le standard téléphonique médical ?

Pour les cabinets médicaux qui ont les ressources financières pour rémunérer une ou plusieurs secrétaires, cette solution présente quelques avantages.

Des compétences étendues

Bien sûr, une secrétaire médicale s’occupe en premier lieu de répondre aux appels téléphoniques et aux demandes de rendez-vous. Elle peut aussi fournir des renseignements aux patients, sur les horaires d’ouverture du cabinet ou gérer les urgences par exemple.

Souvent, elle assure également l’accueil physique de ceux-ci et gère le « trafic » au sein du cabinet. Elle peut aussi s’occuper du règlement des consultations et d’autres tâches administratives.

Les inconvénients d’une secrétaire médicale

L’emploi d’une secrétaire présente néanmoins plusieurs inconvénients, en particulier pour les cabinets de taille réduite. Il implique en effet un investissement en espace et en matériel : bureau, ordinateur, téléphonie, etc.

De plus, cette solution représente un coût substantiel, notamment en rémunération. Tous les cabinets ne peuvent pas se le permettre.

Enfin, une secrétaire médicale a par définition une disponibilité limitée, par ses horaires de travail d’une part, et par sa capacité de travail d’autre part. En cas de débordement d’appels, les patients auront des difficultés à la joindre.

Externaliser le standard téléphonique médical, une bonne idée ?

De plus en plus de cabinets choisissent d’externaliser la gestion de leur standard téléphonique médical.

Concrètement, comment ça fonctionne ?

Confier le standard à des professionnels du secteur

Plutôt que d’embaucher une secrétaire en interne, il est possible de faire appel à une société extérieure spécialisée dans la gestion de standards téléphoniques médicaux.

Ce sont alors les équipes de cette entreprise qui répondent aux appels, prennent les rendez-vous et répondent aux questions des patients.

Cette solution permet à de petits cabinets de disposer d’un secrétariat médical à coût réduit grâce aux économies d’échelle induites. De plus, elle n’entraine aucun investissement matériel ni humain, ni aucun engagement de longue durée.

Elle permet de plus de bénéficier de l’expérience et des compétences professionnelles de spécialistes du secteur.

Une solution pratique mais imparfaite

Malgré tous ces atouts, l’externalisation du standard téléphonique médical n’est pas une solution parfaite. D’une part, elle entraine fréquemment une certaine perte de contrôle sur l’accueil téléphonique et sur l’agenda.

En effet, le praticien doit passer par le prestataire qu’il a choisi s’il souhaite intervenir sur ce domaine et dépend donc en partie de celui-ci.

D’autre part, le standard externalisé dépend lui aussi d’équipes humaines, en termes d’horaires d’attention, de qualité d’accueil et de capacité de travail. Il reste donc partiellement limité.

Le chatbot vocal, le robot standardiste

Grâce aux nouvelles technologies, vous pouvez maintenant faire appel à un robot pour gérer votre standard téléphonique médical.

C’est quoi un chatbot vocal ?

Un chatbot vocal est un logiciel informatique doté de plusieurs technologies qui lui permettent d’interagir verbalement avec des êtres humaines.

Il est notamment muni d’intelligence artificielle, d’une capacité de compréhension de la voix humaine grâce au TALN (Traitement automatique du langage naturel) et d’une voix de synthèse qui lui permet de s’exprimer.

Le chatbot vocal appliqué au standard téléphonique médical

Dans la pratique, ce type de logiciel peut donc remplir une grande partie des fonctions de secrétaire médical.

Il répond aux appels des patients, prend en charge leurs demandes de rendez-vous en fonction des disponibilités du praticien, et peut même leur fournir des renseignements tels que les horaires de consultation.

Il enregistre également les éventuels messages, et transfère les appels si nécessaire.

Un interlocuteur toujours disponible

Dans le titre ci-dessus, tous les mots ont leur importance. Le chatbot est bien un « interlocuteur » : contrairement aux sites internet de prises de rendez-vous médicaux, l’utilisation du chatbot vocal ne requiert absolument aucune compétence en informatique. Les patients les plus âgés peuvent donc s’en servir sans problème.

Par ailleurs, il est toujours disponible. Il fonctionne 24h/24 et 7j/7 et sa capacité de travail est quasiment illimitée. Grâce à lui, les patients n’ont plus jamais à patienter pour obtenir une réponse ou un rendez-vous.

Enfin, détail non négligeable, le chatbot peut être directement paramétré par le professionnel de santé en fonction de l’évolution de ses besoins, à l’issue d’une courte formation. Celui-ci garde donc le contrôle direct sur son standard téléphonique.

Contactez-nous pour en savoir plus sur le chatbot vocal appliqué au secteur médical !