Les chatbots font aujourd’hui partie intégrante du paysage digital. En effet, le chatbot pour les écoles répond à différents types de besoins.

Pour rappel, un chatbot est un robot imitant les conversations humaines et avec lesquels nous pouvons interagir à travers un chat. Grâce à leurs scénarios prédéfinis, les chatbots sont 100% personnalisables et peuvent être mis en place dans des contextes bien précis.

De plus en plus d’écoles supérieures profitent de ce robot conversationnel pour répondre à trois objectifs principaux :

  • S’adapter au contexte sanitaire actuel,
  • Améliorer l’expérience de leurs étudiants,
  • Recruter de nouveaux candidats.

Le chabot pour les écoles pour faire face à la crise sanitaire

Depuis mars 2020, le monde doit faire face et des perturbations qui touchent tous les secteurs, notamment celui de l’enseignement supérieur.

En effet, face à la crise sanitaire, les écoles ont dû se réinventer pour permettre à leurs étudiants de suivre les cours à distance. Devoir adopter de nouveaux comportements et s’adapter à une situation contraignante est complexe, que ce soit pour les écoles comme pour les étudiants.

Pour remédier à toutes les sollicitations administratives supplémentaires et au décrochage des élèves, les chatbots apportent des solutions adaptées aux établissements.

En effet, depuis le début de la crise sanitaire, les chatbots sont de plus en plus adoptés dans les écoles. Pourquoi ? Car ils offrent des avantages non discutables, notamment :

  • Une disponibilité 24h/24 et 7j/7

Les étudiants peuvent ainsi continuer à se renseigner auprès de leur école au delà des heures d’ouverture. Ainsi, le chatbot peut répondre simultanément à des centaines de questions.

  • Un outil accessible sur différents supports

Ordinateur, tablette ou bien smartphone, les étudiants peuvent entrer en contact avec le chatbot à tout moment.

  • Un robot proactif et flexible

Des centaines de scénarios peuvent être créés pour que le chatbot puisse s’adapter à toutes les situations et à tous les profils d’étudiants. Sa proactivité permet de générer de l’engagement et de se modeler aux attentes de son interlocuteur.

  • Un outil connecté à tous vos supports de gestion

Le chatbot peut être connecté à vos formulaires, à votre boîte mail ou bien encore à vos bases de données, réduisant le temps de travail des collaborateurs.

Statistique chatbot

Ainsi, les chatbots, tout comme les écoles, ont su s’adapter pour répondre à toutes les exigences qu’impose le suivi des formations à distance, permettant ainsi de réduire le décrochage scolaire. Ajoutons que les équipes de l’école se déchargent ainsi des questions répétitives et automatisables.

Le chatbot pour les écoles, au service des étudiants

Les écoles qui mettent en place un chatbot proposent une solution simple et fluide aux étudiants. Pour cela, on peut trouver le chatbot sur 3 grands fronts :

  • Faciliter l’inscription avec le chatbot pour les écoles

Il est possible de configurer un chatbot afin qu’il puisse rendre les démarches d’inscription plus faciles pour les étudiants. En effet, les phases d’admissions couvrent beaucoup de formalités et de formulaires à compléter et à envoyer.

Nous pouvons donner la possibilité aux étudiants de s’adresser directement au chatbot pour rassembler toutes les pièces à fournir et pour remplir des formulaires de manière plus ludique. En effet, ces formulaires d’inscription peuvent se remplir à travers un jeu de questions-réponses, via un ordinateur, une tablette ou bien encore un smartphone.

Ainsi, le chatbot permet d’alléger ces démarches, qui demandent souvent beaucoup de temps et d’organisation.

  • Fluidifier les démarches

Les étudiants redoutent souvent l’administratif. Pour rendre toutes les démarches moins pénibles, le chatbot peut être mit en place et permettre de renvoyer les étudiants vers les bons documents. L’objectif est de les renseigner ou de récupérer des informations concernant les salles de cours, les horaires, les stages, les alternances, les notes d’examens etc.

Ainsi, le chatbot va trier les informations pour offrir une expérience optimale et personnalisée à ses utilisateurs. Pour cela, il répondra aux questions les plus posées, dans un système de libre-service.

  •  Faire office d’assistant pédagogique

Le chatbot est bien plus qu’un simple outil administratif. Il peut devenir un véritable assistant pédagogique. Pour cela, nous créons des scénarios d’apprentissage pour permettre aux étudiants d’apprendre de manière ludique.

Il devient le compagnon idéal durant des exercices ou études de cas pour les utilisateurs à approfondir leur travail. Il peut être placé devant les salles de cours ou être disponible sur des supports personnels (smartphone, ordinateur, tablette, etc.).

Sa disponibilité est permanente, il peut devenir un assistant pédagogique personnalisé à tout moment. Ainsi, la mise en place d’un chatbot dans un établissement de l’enseignement supérieur permet d’augmenter l’engagement de l’étudiant et de réduire les risques d’abandon des études.

Le chatbot pour les écoles pour recruter de nouveaux étudiants

Le deuxième objectif des établissements de l’enseignement supérieur est de recruter des étudiants. En effet, les écoles supérieures doivent faire face à une grande concurrence et se démarquer. Ainsi, pour recruter tant de manière quantitative, que de manière qualitative, les écoles doivent avant tout comprendre les besoins et profils des candidats.

C’est ici que le chatbot entre en jeu, en étant présents sur 2 axes :

  • Renseigner au maximum le candidat avec le chatbot pour les écoles

La première phase pour recruter un potentiel étudiant est de le renseigner au mieux. Pour cela, le chatbot peut être mit en place dans le but de donner aux candidats des informations sur l’école, sur les démarches à suivre pour l’inscription ainsi que sur les logements et les aides financières.

De plus, le chatbot peut être scénarisé dans le but d’aider les candidats à trouver la bonne formation, et cela à travers une conversation naturelle.

Ainsi, grâce à sa disponibilité 24h/24 et 7j/7, le chatbot aide les étudiants à se décider et les oriente vers le processus de recrutement.

  • Collecter les informations concernant le candidat

Parallèlement, les chatbots permettent à une école de récolter les informations nécessaires sur les potentiels étudiants. Ces informations sont analysées par l’école, qui peut ensuite fournir une réponse adaptée et personnalisée aux candidats.

Cela permet aux établissements de détenir toutes les informations nécessaires à la transformation du prospect en étudiant.

Ce qu’il faut retenir

Mettre en place le chatbot pour les écoles présente plusieurs avantages. C’est le cas pour les étudiants déjà en formation et également pour les candidats en recherche d’un futur établissement. Tous les différents scénarios que l’on peut créer pour le chatbot permettent au personnel administratif d’avoir des éléments à traiter, d’éliminer une masse d’interactions à faible valeur ajoutée afin de se concentrer sur les questions et demandes essentielles.

Pour les écoles, le chatbot est donc un moyen efficace pour donner des réponses adaptées aux attitudes des étudiants. Cela permet aussi de les guider et faire un suivi de leur relation avec le digital. Le chatbot augmente les chances de l’établissement d’optimiser son positionnement sur un marché très concurrentiel.