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Comment gérer son standard téléphonique médical ?

Comment gérer son standard téléphonique médical ?

Si vous êtes professionnel de santé, vous savez à quel point le standard téléphonique médical peut être difficile à gérer et source de perturbations dans votre travail.

Pendant longtemps, les cabinets médicaux qui en avaient les moyens embauchaient une secrétaire pour s’en occuper. Les autres devaient se débrouiller seuls.

Mais aujourd’hui, d’autres possibilités existent. La généralisation d’internet et les nouvelles technologies ont permis l’apparition de solutions plus efficaces et économiques : nous vous proposons de les découvrir ensemble !

Un(e) secrétaire pour gérer le standard téléphonique médical ?

Pour les cabinets médicaux qui ont les ressources financières pour rémunérer une ou plusieurs secrétaires, cette solution présente quelques avantages.

Des compétences étendues

Bien sûr, une secrétaire médicale s’occupe en premier lieu de répondre aux appels téléphoniques et aux demandes de rendez-vous. Elle peut aussi fournir des renseignements aux patients, sur les horaires d’ouverture du cabinet ou gérer les urgences par exemple.

Souvent, elle assure également l’accueil physique de ceux-ci et gère le « trafic » au sein du cabinet. Elle peut aussi s’occuper du règlement des consultations et d’autres tâches administratives.

Les inconvénients d’une secrétaire médicale

L’emploi d’une secrétaire présente néanmoins plusieurs inconvénients, en particulier pour les cabinets de taille réduite. Il implique en effet un investissement en espace et en matériel : bureau, ordinateur, téléphonie, etc.

De plus, cette solution représente un coût substantiel, notamment en rémunération. Tous les cabinets ne peuvent pas se le permettre.

Enfin, une secrétaire médicale a par définition une disponibilité limitée, par ses horaires de travail d’une part, et par sa capacité de travail d’autre part. En cas de débordement d’appels, les patients auront des difficultés à la joindre.

Externaliser le standard téléphonique médical, une bonne idée ?

De plus en plus de cabinets choisissent d’externaliser la gestion de leur standard téléphonique médical.

Concrètement, comment ça fonctionne ?

Confier le standard à des professionnels du secteur

Plutôt que d’embaucher une secrétaire en interne, il est possible de faire appel à une société extérieure spécialisée dans la gestion de standards téléphoniques médicaux.

Ce sont alors les équipes de cette entreprise qui répondent aux appels, prennent les rendez-vous et répondent aux questions des patients.

Cette solution permet à de petits cabinets de disposer d’un secrétariat médical à coût réduit grâce aux économies d’échelle induites. De plus, elle n’entraine aucun investissement matériel ni humain, ni aucun engagement de longue durée.

Elle permet de plus de bénéficier de l’expérience et des compétences professionnelles de spécialistes du secteur.

Une solution pratique mais imparfaite

Malgré tous ces atouts, l’externalisation du standard téléphonique médical n’est pas une solution parfaite. D’une part, elle entraine fréquemment une certaine perte de contrôle sur l’accueil téléphonique et sur l’agenda.

En effet, le praticien doit passer par le prestataire qu’il a choisi s’il souhaite intervenir sur ce domaine et dépend donc en partie de celui-ci.

D’autre part, le standard externalisé dépend lui aussi d’équipes humaines, en termes d’horaires d’attention, de qualité d’accueil et de capacité de travail. Il reste donc partiellement limité.

Le chatbot vocal, le robot standardiste

Grâce aux nouvelles technologies, vous pouvez maintenant faire appel à un robot pour gérer votre standard téléphonique médical.

C’est quoi un chatbot vocal ?

Un chatbot vocal est un logiciel informatique doté de plusieurs technologies qui lui permettent d’interagir verbalement avec des êtres humaines.

Il est notamment muni d’intelligence artificielle, d’une capacité de compréhension de la voix humaine grâce au TALN (Traitement automatique du langage naturel) et d’une voix de synthèse qui lui permet de s’exprimer.

Le chatbot vocal appliqué au standard téléphonique médical

Dans la pratique, ce type de logiciel peut donc remplir une grande partie des fonctions de secrétaire médical.

Il répond aux appels des patients, prend en charge leurs demandes de rendez-vous en fonction des disponibilités du praticien, et peut même leur fournir des renseignements tels que les horaires de consultation.

Il enregistre également les éventuels messages, et transfère les appels si nécessaire.

Un interlocuteur toujours disponible

Dans le titre ci-dessus, tous les mots ont leur importance. Le chatbot est bien un « interlocuteur » : contrairement aux sites internet de prises de rendez-vous médicaux, l’utilisation du chatbot vocal ne requiert absolument aucune compétence en informatique. Les patients les plus âgés peuvent donc s’en servir sans problème.

Par ailleurs, il est toujours disponible. Il fonctionne 24h/24 et 7j/7 et sa capacité de travail est quasiment illimitée. Grâce à lui, les patients n’ont plus jamais à patienter pour obtenir une réponse ou un rendez-vous.

Enfin, détail non négligeable, le chatbot peut être directement paramétré par le professionnel de santé en fonction de l’évolution de ses besoins, à l’issue d’une courte formation. Celui-ci garde donc le contrôle direct sur son standard téléphonique.

Contactez-nous pour en savoir plus sur le chatbot vocal appliqué au secteur médical !

Les meilleurs fournisseurs de callbot en France

Les meilleurs fournisseurs de callbot en France

Les callbots, ces logiciels permettant de recevoir ou émettre des appels et dotés de la capacité, d’analyser les demandes de l’appelant en langage naturel et de répondre oralement à ses questions, sont très précieux pour les relations client, car le téléphone reste le canal de communication préféré des Français. Quels sont, en France, les meilleurs fournisseurs de callbot ?

Citizen Call, l’un des meilleurs fournisseurs de callbot

Les services de Citizen Call proposent d’abord un « lead center » qui entend faire en sorte que les clients ne ratent jamais une opportunité commerciale. Ce fournisseur de callbots offre ainsi un service combine digital et humain grâce à une bonne plateforme de gestion des leads pensée spécifiquement pour le BtoB. Ensuite, vient la prospection téléphonique, qui aide à trouver de nouveaux clients en BtoB ou de lancer des invitations à des événements. Vient enfin un service de gestion de la relation client, considéré comme un métier à part entière. En externalisant son service clients, une entreprise peut profiter grâce à Citizen Call d’une prestation de qualité professionnelle mise en place par des équipes qualifiées.

Call Desk, un des plus grands fournisseurs de callbot en Europe

Il s’agit de l’un des leaders européens des callbots pour la relation client. L’offre de Call Desk permet de Créer des échanges naturels en passant directement de la voix à l’intention du client. Les callbots analysent et comprennent les demandes formulées par les appelants et ce, indique l’entreprise sur son site Internet, « avant même qu’ils aient fini de parler », ce qui permet que des conversations fluides puissent avoir lieu entre l’utilisateur et le callbot. Par ailleurs, les callbots de Call Desk mettent en compétition plusieurs solutions de speech-to-text en temps réel afin de garantir le meilleur taux de compréhension. Le callbot peut, enfin, poursuivre la conversation malgré le bruit ambiant ou encore les accents de l’interlocuteur.

Zaion

Zaion est une solution de relation client augmentée par l’intelligence artificielle. Les équipes de recherche et développement au sein de Zaion travaillent à l’amélioration continue de leurs callbots, à l’élaboration actualisée de fonctionnalités supplémentaires pour enrichir et fluidifier les conversations téléphoniques. Ce fournisseur de callbots développe par exemple des algorithmes experts pour réduire au maximum les biais cognitifs liés à l’origine et au genre qui peuvent survenir dans le traitement de la voix.

Eloquant

Eloquant propose également des callbots dotés de fonctionnalités novatrices. Les conseillers peuvent disposer d’un outil destiné à assurer une gestion automatisée de l’ensemble des interactions clients, qu’elles soient entrantes ou sortantes. Grâce à une interface unique, intuitive et ergonomique, le callbot permet d’accéder à tout moment à l’historique du client. Les callbots évolutifs d’Eloquant permettent d’ajouter de nouvelles actions à traiter, via un système d’apprentissage continu.

Dydu

Idem pour Dydu, qui propose des callbots répondant automatiquement aux questions des clients afin de définir leurs demandes et les transférer vers des conseillers spécifiques en fonction de la stratégie opérationnelle définie. La capacité de compréhension du dispositif est de 85 %, selon ce fournisseur de callbots, et le temps nécessaire pour générer une réponse de 20 secondes en voix de synthèse est d’une seule seconde.

Callbot pour le service client : trois raisons de l’adopter

Callbot pour le service client : trois raisons de l’adopter

Les intérêts des callbots sont nombreux. Le principal avantage de ce dispositif est qu’il permet de traiter de manière interactive et évolutive de nombreuses demandes grâce à accueil téléphonique automatique. Voici trois raisons principales d’adopter le callbot pour le service client.

1/Le callbot pour le service client permet de faire des économies

Gérer des flux d’appels importants représente un coût financier important. En parallèle, de nombreux centres de contact ont des difficultés de recrutement, et souhaitent améliorer la qualité de vie au travail de leurs employés. Or l’usage du callbot dans le canal téléphonique induit une réduction du coût de gestion des appels et, ainsi, de faire des économies, ce logiciel permettant de prendre en charge une grande partie des appels. Calldesk fait ainsi remarquer une réduction de 40 % de la durée moyenne de traitement (DMT) des appels grâce aux callbots. L’automatisation des tâches récurrentes et fastidieuses, notamment les tâches de saisie, pendant et après les appels, permet en effet d’améliorer la productivité des agents et de mieux mobiliser leurs compétences.

2/Le callbot pour le service client soulage les conseillers

Grâce aux callbots, les conseillers des centres de contact en entreprise peuvent être déchargés des demandes récurrentes et fastidieuses. Ils pourront ainsi se rendre disponibles pour prendre en charge des appels contenant des requêtes plus complexes et afin de mieux focaliser leurs compétences sur le relationnel.

Ainsi, le callbot permet de faire gagner aux agents d’une entreprise des centaines d’heures de travail et de les orienter vers des tâches à plus forte valeur ajoutée. Ce point est toutefois à nuancer car l’intelligence artificielle, à l’heure actuelle, ne parvient pas encore à réaliser toutes les tâches que peuvent accomplir les humains. Il ne peut que répondre, malgré son avantage d’être évolutif, aux flux d’appels simples et automatisables, comme la prise ou le suivi d’une commande. Par conséquent, il n’est pas encore possible de se contenter du callbot puisqu’il n’est pas encore en mesure d’assurer un relationnel convivial avec la clientèle. Les nombreux progrès technologiques, qui ne cessent de gagner en importance, représentent toutefois une raison suffisante pour miser sur cette technologie.

3/Miser sur le selfcare

Le duo de services qui mêle callbot et conseillers offre une meilleure expérience aux consommateurs et une plus grande satisfaction client, car la réduction du temps d’attente est devenue une exigence. Selon Calldesk, beaucoup de bénéfices concrets peuvent être rendus possibles grâce à l’utilisation des callbots dans ce domaine. En effet, ces derniers réalisent 80 % de selfcare par téléphone en offrant aux clients la possibilité de jouir d’une plus grande autonomie. Ce point est essentiel car les consommateurs souhaitent de plus en plus avoir des réponses rapides de manière en toute autonomie. Enfin, l’entreprise affirme avoir bénéficié d’une hausse de 10 % de la satisfaction client car à la différece des agents, le callbot est disponible immédiatement, 24h/24, même en cas de pic de demandes.

Callbot ou SVI ? Avantages et inconvénients

Callbot ou SVI ? Avantages et inconvénients

Souvent comparé au callbot, le serveur vocal interactif (SVI) a longtemps été l’outil de référence en matière de service à la clientèle. Le callbot offre pourtant de nombreux avantages complémentaires. Callbot ou SVI, c’est ainsi la question que beaucoup d’entreprises peuvent se poser. Pourtant, le SVI ne fournit pas, en effet, les fonctions de selfcare que peut offrir un callbot. Le callbot dispose de la capacité de comprendre, via une analyse sémantique en langage naturel, la demande de l’appelant. Le SVI, en revanche, ne comprend que les mots préprogrammés suite à l’introduction de mots-clés.

Inconvénients du SVI

Le SVI est un outil capable de fournir à l’appelant une réponse vocale interactive, une sorte de guichet téléphonique fonctionnant de manière automatisée. Il pose des questions à vos clients pour pouvoir les orienter vers le conseiller qui convient. Ce service est conçu pour la gestion des appels vocaux en recommandant au client de faire quelques actions, comme appuyer sur les touches numérotées du clavier de leur téléphone. Ou en posant des questions dont les réponses, simples, seront traitées par la reconnaissance vocale. En revanche, le SVI ne peut analyser que des mots-clés pour être capable d’enclencher des actions. Les échanges ne prennent donc pas la forme d’un dialogue contextualisé avec l’interlocuteur. Par ailleurs, les défaillances de compréhension qui peuvent apparaître lors de l’utilisation d’un SVI ne peuvent être corrigées que par une augmentation manuelle du nombre de mots-clés programmés.

En utilisant un SVI, il est possible de prévoir, programmer et reprogrammer différents scénarios d’appel. Malgré cela, ce dispositif ne pourra réaliser que deux actions basiques. Il peut soit diriger le client vers le contact prédéfini dans sa programmation, soit lui demander de réaliser lui-même une action. Ne se basant pas sur l’intelligence artificielle, le SVI n’intègre pas la possibilité d’apprendre et de suggérer davantage de solutions au fur et à mesure que la discussion avance.

Les avantages du callbot par rapport au SVI

Le callbot, lui, présente l’avantage de recourir à l’intelligence artificielle et l’apprentissage évolutif pour assimiler le contexte de la discussion et formuler des réponses personnalisées à l’interlocuteur. Sa compréhension du langage humain permet aux appelants de s’exprimer avec leurs propres mots. A la différence du SVI, le callbot peut donc comprendre le sens d’une grande variété de demandes. Puis d’y répondre de la manière la plus précise possible, même si les questions ne lui ont jamais été posées auparavant.

A l’inverse du SVI, le callbot ne nécessite pas de script ou d’arborescence. Si la mise en œuvre et la préparation du callbot nécessitent un temps long et une série de tests, ses capacités d’apprentissage automatique et d’amélioration sont continues. Ce n’est pas le cas du SVI qui est assez peu évolutif. Le callbot a également la capacité de détecter des mots connotés ou problématiques comme les insultes. Le callbot peut par ailleurs œuvrer à la récupération des conversations avec l’appelant. Cela permet l’analyse des interactions et la détection d’incompréhensions et d’erreurs. Finalement, le callbot présente le grand avantage d’être évolutif grâce aux évolutions des technologies associées à sa conception.

L’utilisation du callbot dans la relation client : sept possibilités

L’utilisation du callbot dans la relation client : sept possibilités

L’utilisation du callbot peut prendre de nombreuses formes et peut offrir de nombreux avantages à l’entreprise dans sa gestion des services à la clientèle. Parmi ces utilisations figurent un accès facilité aux informations, la gestion des réclamations ou encore la gestion des commandes et des réservations.

1. L’utilisation du callbot pour l’accès aux informations

Un cas d’usage fréquent du callbot est celui de l’information en self-service. Par exemple, le callbot peut indiquer les horaires d’ouverture de votre entreprise, les informations relatives à un suivi de dossier, etc. Permettant d’automatiser la prise en charge de demandes simples et récurrentes, ce callbot vise à valoriser les compétences des conseillers humains qualifiés, qui auront en effet pour de temps pour gérer des questions plus complexes et le relationnel.

2. La gestion des réclamations des clients comme utilisation du callbot

Outil particulièrement efficace dans la gestion de la relation client, le callbot est également capable de réceptionner et d’analyser les réclamations des appelants. Lorsque celles-ci sont fréquentes et simples, il peut automatiser des actions permettant de répondre aux besoins exprimés par le client. Ce type de callbot est particulièrement utile pour les entreprises travaillant dans des secteurs où les réclamations des clients sont fréquentes.

3. Utilisation du callbot dans la gestion des commandes et des réservations

Un callbot peut être utilisé pour accompagner un client qui souhaite effectuer des achats ou des réservations. Dans ce cas, il sera programmé en vue de proposer au client d’acheter un billet (d’avion, de spectacle…) au meilleur tarif, et sera capable de réaliser, à l’aide d’informations indiquées par le client, le paiement de la réservation. Le fournisseur de callbots Calldesk indique que les entreprises qui utilisent le plus ce callbot travaillent généralement dans le secteur de l’hôtellerie, de la restauration, ou du divertissement.

4. Service de paiement par téléphone

Si les achats à distance sont depuis longtemps effectués massivement, il est moins courant d’avoir recours au paiement à distance par téléphone. Un callbot, agissant en tant qu’assistant personnel, est capable de demander aux clients des informations relatives à leur compte bancaire. Le dispositif fait alors en sorte que la transaction s’effectue simplement et en toute sécurité.

5. Gestion de rendez-vous

Pouvant agir en assistant personnel, le callbot peut être programmé pour appeler lui-même automatiquement une personne afin de lui rappeler un rendez-vous ou un événement important. Ce callbot pourra particulièrement être utile aux médecins ou toute personne attendant beaucoup de clients tout en ne pouvant pas bénéficier de l’assistance d’un(e) secrétaire.

6. Prise en charge des FAQ

Le callbot est avant tout un outil permettant de maximiser le selfcare. L’utilisation du callbot dans la gestion des FAQ est typique des cas où la gestion des tâches répétitives et fastidieuses devient nécessaire. Les callbots peuvent parfaitement répondre aux questions récurrentes liées par exemple aux tarifs, aux prélèvements, etc.

7. Réception et enregistrement des appels

Dans le cas où un client souhaiterait s’adresser à un agent de l’entreprise, le callbot est capable de réceptionner et enregistrer son appel. Mais à la différence d’un répondeur vocal classique, le callbot fournira une véritable prise en charge en tant qu’agent conversationnel. Le collaborateur sera ensuite notifié du message enregistré par le callbot pour y répondre ultérieurement.

Accueil téléphonique avec un callbot : comment le réussir ?

Accueil téléphonique avec un callbot : comment le réussir ?

L’accueil téléphonique avec un callbot est optimal. Permettant aux entreprises de gérer au mieux et de traiter à l’aide de l’intelligence artificielle une partie des appels téléphoniques, les callbots prennent efficacement en charge les tâches qui incombent de manière fastidieuse aux conseillers. Ce logiciel d’analyse sémantique permet non seulement de comprendre les propos oraux du client au téléphone, mais également, grâce à l’outil de synthèse vocale, de formuler une réponse à l’appelant. Pour toutes ces raisons, il faut que l’entreprise veille à ce que l’accueil téléphonique qu’elle propose avec un callbot soit optimal.

Définir les cas d’usage de l’accueil téléphonique avec un callbot

Il faut d’abord distinguer deux types de callbot : le callbot transactionnel qui permet de soulager les conseillers en leur épargnant les demandes simples et récurrentes, et le callbot de routage qui, lui, va améliorer l’expérience client avant d’opérer un transfert de sa demande vers un conseiller. Ce dernier devra alors qualifier les demandes des appelants et orienter ces derniers vers les bons conseillers. Distinguer ces deux types de prises en charge des requêtes des clients entre donc dans le cadre d’une bonne utilisation de ce dispositif.

Pour réussir cette expérience, il faut bien définir les cas d’usage du callbot, ne serait-ce que pour le rentabiliser. En effet, les informations générales qui peuvent être délivrées d’une manière simple et les cas, plus spécifiques, qui concernent par exemple la qualification d’un problème de factures, d’un colis perdu, etc., nécessiteront des capacités différentes, donc des systèmes d’apprentissage variés. Il est donc indispensable de bien définir en amont les cas d’usage du callbot avant de les automatiser. Les demandes adressées au service client peuvent être variées : leur traitement automatisé doit donc intégrer une finesse dans l’analyse des requêtes. On estime en général que 80 % d’un cas d’usage peut être traité par un callbot, les 20 % restants devant être renvoyés vers un conseiller.

Se rappeler qu’un callbot doit faire gagner du temps

Une expérience client optimisée devra intégrer un savant dosage entre les callbots et les conseillers, ces derniers devant finalement être déchargés des tâches simples et répétitives et les premiers devant prendre en charge des cas moins complexes. La mission du callbot doit ainsi être définie dès le départ, sachant qu’elle ne devrait pas être omni-tâches puisque l’intelligence artificielle n’a pas encore atteint son sommet en matière de capacité de remplacer l’humain. Sélectionner les cas d’usage est donc nécessaire, tout comme l’est le fait de partir des besoins des clients et non de ceux que l’entreprise anticipe.

Le callbot doit également être pensé pour faire gagner du temps, y compris en permettant au client de pouvoir avoir recours à un conseiller si nécessaire, ce qui nécessite une détection des insatisfactions et des cas d’urgence. Dans le même ordre d’idées, les experts considérent également qu’il faut proposer au maximum cinq interactions pour obtenir un résultat. Après le lancement du callbot, étape qui intègre la validation de ses compétences, il est nécessaire d’effectuer un suivi des évolutions des conversations via, par exemple, des reportings réguliers.

Une autre bonne pratique consisterait à tirer profit des informations déjà à disposition pour améliorer le design conversationnel du callbot. Cela permet de mieux anticiper les demandes. L’entraînement du callbot en recourant à des tests est nécessaire : il faut donc prévoir d’y investir un certain temps. Enfin, dans une optique d’amélioration continue du callbot, il faudra veiller à analyser dès le début de la conversation avec l’appelant les demandes éventuellement non comprises.

Améliorer le taux de transformation de la prospection téléphonique

Améliorer le taux de transformation de la prospection téléphonique

Contrairement à certaines idées reçues, la prospection téléphonique fonctionne toujours. Mais elle doit s’adapter à l’évolution des techniques de vente et des outils technologiques à leur disposition.

C’est pourquoi nous vous livrons ici tous nos conseils de professionnels pour améliorer vos taux de transformation en prospection téléphonique.

Quelques techniques simples pour améliorer vos taux de transformation en prospection téléphonique

Pour commencer, voici quelques conseils généraux dirigés à vos commerciaux et à leurs managers.

Dotez-vous d’un fichier de prospects qualifiés

La première chose à faire est de mettre à disposition de vos commerciaux un fichier de prospects qualifiés. Cela signifie qu’au minimum les informations auront été vérifiées :

  • Nom
  • Fonction dans l’entreprise
  • Numéro de téléphone.

Cette simple démarche leur fera gagner un temps précieux.

Constituez un argumentaire clair

Là encore, il s’agit d’aider vos commerciaux à être plus efficaces. En leur proposant un guide argumentaire ou un script de prospection, vous leur faciliterez la tâche au moment de présenter votre entreprise et vos produits ou services.

Ce document devra mentionner les objections les plus fréquentes des prospects et les réponses adaptées. Il sera particulièrement utile aux commerciaux les moins expérimentés et à ceux qui viennent d’intégrer l’entreprise.

Adoptez un CRM

Cette démarche est plus conséquente, car elle a un certain coût et implique un temps d’adaptation et de formation. Mais les gains de productivité permis la rendent généralement très rentable.

La mise en place d’un logiciel de CRM (Customer Relationship Management, Gestion de la Relation Client en français) permettra à vos commerciaux d’enregistrer les informations collectées lors de chaque appel, rendant les appels suivants plus efficaces. Cela leur permettra également de mieux s’organiser dans leur travail.

De plus leurs managers, grâce au CRM, pourront analyser rapidement leur travail et améliorer sa qualité.

Les nouvelles technologies au service de la prospection téléphonique

Les conseils ci-dessus sont fort utiles à destination de vos équipes humaines. Mais savez-vous qu’il existe maintenant un outil technologique très performant qui révolutionne la prospection téléphonique ?

Il s’agit du chatbot vocal.

Qu’est-ce qu’un chatbot vocal ?

Un chatbot vocal, aussi appelé voicebot, est un logiciel informatique doté d’intelligence artificielle (IA), de traitement informatique du langage (TALN) et d’une voix de synthèse.

Concrètement, il s’agit d’un robot capable de tenir une conversation téléphonique avec un être humain : il comprend ce qu’on lui dit et répond de manière adaptée.

Ainsi, il peut prendre en charge des appels entrants, effectuer des appels sortants et enregistrer tant les appels que les statistiques correspondantes.

Un outil multi-fonctions

Appliqué à la prospection téléphonique, le chatbot peut remplir à lui seul plusieurs fonctions. En particulier, il peut faire office de CRM et qualifier les leads.

Le chatbot destiné à la prospection téléphonique inclut un logiciel CRM qui traite à la fois les appels qu’il gère lui-même et ceux passés par vos équipes humaines.

De plus, il réalise une partie des appels sortants dont elles avaient auparavant la charge. Il peut ainsi qualifier les leads à leur place, ce qui leur fait gagner beaucoup de temps. Libérés de ces tâches répétitives et chronophages, vos collaborateurs peuvent alors se concentrer sur celles qui mettent le plus en valeur leurs compétences.

Le chatbot peut même générer des leads si vous l’intégrez à votre site internet, en échangeant par écrit avec les visiteurs et en collectant des informations.

Améliorer ses taux de conversion en prospection téléphonique grâce au chatbot vocal

Il semble donc évident qu’intégrer un chatbot vocal permet d’améliorer grandement les taux de conversion. Loin de remplacer vos équipes humaines, il en est complémentaire. Il les libère des tâches les moins motivantes et améliore la qualité et la productivité de leur travail.

Par ailleurs, cette solution peut être adaptée et paramétrée en fonction des besoins de votre entreprise.

Si vous souhaitez en savoir plus sur cette technologie innovante au service de la prospection téléphonique, contactez Bob-le-Bot !

Comment choisir le meilleur standard téléphonique virtuel ?

Comment choisir le meilleur standard téléphonique virtuel ?

Vous souhaitez améliorer votre standard téléphonique ?

Vous vous sentez perdu face aux nombreuses offres disponibles ?

Pas de panique, nous vous aidons ici à choisir le meilleur standard téléphonique virtuel.

Comment fonctionne un standard virtuel ?

Tout d’abord il est important de comprendre ce qu’est un standard téléphonique virtuel et quels sont ses avantages.

Une solution dématérialisée

Le fonctionnement de base est simple : le numéro principal est virtuel, sans réalité physique dans vos locaux. Le standard est hébergé dans le cloud sur différents centres de données d’un opérateur. Les appels reçus sur ce numéro sont ensuite transférés vers d’autres lignes, qui peuvent être fixes, mobiles ou IP.

La mise en place d’un standard téléphonique virtuel libère ainsi de l’espace dans vos locaux. De plus, il est accessible de partout, et vous suit en cas de déménagement de votre entreprise ou simplement d’un collaborateur.

Un fonctionnement flexible

Un standard virtuel n’implique aucun investissement matériel. De plus, ses fonctionnalités peuvent évoluer et s’adapter aux besoins de l’entreprise.

Cette flexibilité est un atout précieux car elle évite à l’entreprise tout investissement qui pourrait s’avérer disproportionné ou limitant en cas de croissance rapide.

Des fonctionnalités étendues

Un standard téléphonique virtuel offre beaucoup plus de possibilités qu’un standard « classique », aussi appelé PABX.

Il peut ainsi inclure la personnalisation du répondeur ou d’une musique d’attente, l’enregistrement des appels, des transferts vers toutes sortes de dispositifs, la réception et l’envoi de SMS, etc.

Quel est le meilleur standard téléphonique virtuel ?

Parmi les nombreuses offres existantes, nous vous présentons ici les principales.

Fonvirtual, le meilleur standard téléphonique virtuel ?

Le standard proposé par Fonvirtual est un outil complet en termes de fonctionnalités, à l’exception de l’interception d’appels.

Les possibilités de transferts d’appels sont particulièrement nombreuses. Certains utilisateurs avancés lui reprochent cependant une interface peu intuitive.

Standardfacile, un service client à améliorer

Ce standard téléphonique virtuel propose une gamme de fonctionnalités assez étendue.

En revanche, l’enregistrement des appels a un coût supplémentaire et les minutes de redirection d’appels sont limitées. De plus, le chat proposé par le service client manque de réactivité.

Aircall, trop de fonctionnalités payantes

Ce standard répond aux exigences de base de sa catégorie, mais trop de fonctionnalités font l’objet d’un coût supplémentaire : la possibilité de porter les numéros, l’enregistrement des appels, les statistiques d’appels, etc.

De plus, les transferts d’appels sont limités.

Standardiz, une solution flexible

Les principaux atouts du standard proposé par cet opérateur est sa facilité de paramétrage et d’utilisation, ainsi que la diversité des offres proposées.

En effet, de nombreux forfaits sont disponibles, à choisir en fonction du volume d’appels envisagés et des fonctionnalités souhaitées.

L’avenir du standard téléphonique : le chatbot vocal

Si les standards téléphoniques virtuels sont aujourd’hui les plus répandus, une nouvelle solution encore plus avantageuse est apparue récemment : le chatbot vocal.

Standard et standardiste

Le chatbot vocal, aussi appelé voicebot, est un logiciel doué d’intelligence et de voix artificielles.

Capable d’échanger avec des humains, il prend en charge tous les appels entrants. Il peut même répondre lui-même aux demandes les plus simples des appelants.

Pour les plus complexes, il transfère l’appel vers le collaborateur le plus compétent pour y répondre.

Bien sûr, il assure aussi toutes les fonctions classiques d’un standard virtuel, qui peuvent être facilement paramétrées en fonction des besoins de l’entreprise, ainsi que des fonctions avancées comme la collecte d’informations ou la gestion statistique des appels.

Un interlocuteur toujours disponible

L’un des grands avantages du voicebot est qu’il est disponible pour répondre à vos clients 7j/7 et 24h/24. S’il ne peut pas prendre intégralement en charge leur demande, il l’enregistre et la transmet à vos équipes dès leur arrivée.

Quoi qu’il en soit, la relation client s’en voit nettement améliorée car vos clients peuvent vous contacter à tout moment.

Si vous voulez en savoir plus sur cette solution innovante, contactez-nous !

Pourquoi choisir un standard téléphonique automatique ?

Pourquoi choisir un standard téléphonique automatique ?

Le ou la standardiste répondant à tous les appels reçus par une entreprise est une image d’Epinal encore bien présente dans l’imaginaire collectif.

Pourtant, cette fonction tend à disparaître dans la plupart des entreprises.

En effet, les standardistes sont de plus en plus souvent remplacés par un standard téléphonique automatique. Cette solution fort utile peut être intégrée à différents systèmes de téléphonique que nous vous présentons ici.

Qu’est-ce qu’un standard téléphonique automatique ?

Un standard téléphonique automatique, aussi appelé « auto-attendant » ou répondeur numérique, est un système de menu vocal.

Il permet aux appelants de choisir d’être transférés vers un poste donné sans passer par un standardiste.

Un standardiste automatique

Généralement, les postes proposés aux appelants sont répertoriés par nom ou par service. L’utilisateur peut ainsi appuyer sur une touche de son téléphone pour voir son appel automatiquement transféré vers le poste de son choix.

Si celui-ci n’est pas disponible, le standard automatique redirige l’appel vers la boîte vocale appropriée.

Les avantages du standard téléphonique automatique

La mise en place d’un standard automatique peut s’avérer très utile à une entreprise.

D’une part, elle permet de réduire les coûts. D’autre part, elle améliore l’expérience client car celui-ci peut facilement joindre la personne de son choix sans passer par un standardiste dont la charge de travail est limitée.

Enfin, elle libère les équipes humaines d’une tâche rébarbative et chronophage.

Les différents standards téléphoniques automatiques

Un standard téléphonique automatique peut être intégré à un standard PABX ou à un standard virtuel.

De nouvelles solutions comme le chatbot peuvent aussi l’intégrer ou le remplacer.

Le standard PABX

Le standard PABX (Private Automatic Branch Exchange) est le standard « classique ». Tout le matériel est installé dans les locaux de l’entreprise.

Relié à tous les postes téléphoniques de celle-ci, il centralise et redistribue les communications aux interlocuteurs en utilisant le réseau téléphonique traditionnel.

Même s’il est possible d’adapter ce type de standard au réseau IP (utilisant internet) en voie de généralisation (via une solution Trunk SIP), le PABX est voué à disparaître.

L’investissement matériel qu’il implique, son manque de souplesse et ses fonctionnalités limitées le rendent en effet de plus en plus obsolète.

Le standard externalisé ou virtuel

Contrairement au PABX, le standard virtuel est hébergé chez l’opérateur téléphonique qui en a la charge. Toutes les communications passent par un serveur qui les redirigent ensuite vers les différents postes de l’entreprise.

Ce type de standard présente de nombreux avantages. D’une part, il n’implique ni investissement matériel ni maintenance. D’autre part, sa mise en œuvre et son utilisation sont généralement plus simples que celles d’un standard classique.

Enfin, cette solution présente une grande souplesse, tant en termes de paramétrage des fonctions avancées qu’en matière de portabilité des numéros associés.

Le chatbot vocal, la nouvelle ère du standard téléphonique

Alors que le standard téléphonique virtuel tend à se généraliser, une nouvelle solution complémentaire est apparue ces dernières années : le chatbot vocal.

Aussi appelée « voicebot », cette technologie représente une avancée remarquable dans la gestion des communications téléphoniques d’une entreprise.

Ce logiciel informatique doté d’intelligence artificielle (IA) comprend la voix humaine grâce au TALN (Traitement automatique du langage naturel). Il peut également s’exprimer au moyen d’une voix artificielle.

Le chatbot vocal peut ainsi remplir des fonctions de standard téléphonique automatique de façon intelligente et incarnée, tel un standardiste humain. Il interagit avec ses interlocuteurs, répond à leurs demandes les plus simples, et les redirige vers un collaborateur de l’entreprise si nécessaire.

Pour plus d’informations sur cette nouvelle solution, contactez-nous !

Comment améliorer vos ratios de prospection téléphonique ?

Comment améliorer vos ratios de prospection téléphonique ?

La prospection est une activité cruciale pour de nombreuses entreprises. Sans prospects, pas de clients, donc pas de chiffre d’affaires. Mais c’est une activité qui prend du temps, beaucoup de temps …

Le téléphone étant l’un des canaux les plus utiles, voici quelques conseils pour améliorer vos ratios de prospection téléphonique et, donc, économiser ce temps précieux.

Les « bonnes vieilles méthodes », mais aussi les dernières nouveautés qui pourraient bien révolutionner le secteur !

Améliorez les ratios de prospection téléphonique de vos commerciaux !

La technique la plus rapide à mettre en place consiste à donner à vos commerciaux les moyens d’améliorer leurs ratios de prospection téléphonique, grâce à quelques outils de travail.

Constituez un fichier de prospects qualifiés

Pour commencer, mettez à disposition de vos commerciaux un fichier de prospects dont toutes les informations (nom, fonction, numéro) auront été vérifiées au préalable.

Vous leur permettrez ainsi de gagner du temps et de se concentrer sur leur cœur de métier.

Élaborez un guide argumentaire, ou script de prospection

Pour aider vos commerciaux dans leur travail, vous pouvez également constituer un guide argumentaire de prospection. Il leur permettra de présenter votre entreprise et vos produits ou services de manière uniforme.

Ce script devra inclure les objections récurrentes des prospects pour permettre à vos équipes de disposer de réponses efficaces et réfléchies.

Un tel guide sera particulièrement utile à vos commerciaux peu expérimentés ou récemment arrivés dans l’entreprise.

Mettez en place un CRM

La mise en place d’un logiciel de CRM (Gestion de la Relation Client ou Customer Relationship Management en anglais) est plus coûteuse et laborieuse mais permet généralement d’importants gains de productivité.

Vos commerciaux pourront ainsi enregistrer les informations collectées après chaque appel, ce qui leur permettra d’être bien plus efficaces lors des appels suivants.

Non seulement ils s’organiseront plus facilement dans leur travail, mais ils pourront également élaborer une argumentation plus personnalisée et pertinente dans leur démarche commerciale.

Le chatbot, la révolution de la prospection téléphonique

Vos conseils sont bien gentils, pensez-vous peut-être, mais il n’y a là rien de bien nouveau.

Pour des professionnels expérimentés de la prospection, cette remarque est fort juste. Mais nous avons gardé le meilleur pour la fin : le chatbot destiné à la prospection téléphonique de Bob-le-Bot !

C’est quoi ce « chatbot » ?

Le chatbot conçu par Bob-le-Bot pour la prospection téléphonique est un programme informatique doué d’intelligence artificielle (IA), du traitement automatique du langage naturel (TALN) et d’une voix de synthèse.

Concrètement, cela signifie qu’il sait interagir avec un interlocuteur humain, qu’il le comprend et qu’il peut lui parler.

Il peut donc gérer des appels entrants, émettre des appels sortants et enregistrer toutes les informations échangées et collectées lors de ces appels.

Il assure également la gestion statistique des appels et des leads.

Le robot qui génère et qualifie les leads

Nous l’avons vu plus haut, plus vos leads seront qualifiés, plus le travail de vos commerciaux sera efficace. Si vous disposez d’un fichier de prospects conséquent, qualifier ces leads peut se révéler très chronophage.

Le chatbot de Bob-le-Bot est capable d’appeler ces prospects (ou de répondre à leurs appels) pour préciser les informations les concernant, et cela en un temps record !

Vous libérerez ainsi vos équipes de tâches répétitives et leur permettrez de se concentrer sur celles qui font le plus appel à leurs compétences.

Si vous disposez d’un site internet, vous pourrez même intégrer le chatbot à celui-ci. Capable d’échanger aussi à l’écrit, il générera ainsi des leads en échangeant avec vos visiteurs !

Un CRM intégré

Le chatbot de Bob-le-Bot est une solution incluant un outil CRM.

Ainsi, toutes ses actions seront automatiquement enregistrées et analysées, et mises à disposition de vos équipes humaines. Celles-ci pourront même l’utiliser pour leur propre travail.

Améliorez vos ratios de prospection téléphonique grâce au chatbot

Vous le voyez, le chatbot de Bob-le-Bot peut vous être très utile pour améliorer vos ratios de prospection téléphonique. À la fois commercial et CRM, il se révèlera très complémentaire avec vos équipes humaines.

Celles-ci restent en effet indispensables, car un programme informatique ne saurait reproduire la complexité d’un échange commercial entre humains.

C’est pourquoi la solution proposée par Bob-le-Bot peut être adaptée à vos besoins et au contexte de votre entreprise pour travailler en harmonie avec vos équipes commerciales.

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